Khi làm thủ tục hải quan mỗi người có thể sẽ có gặp vài trường hợp không như ý muốn hay những vấn đề mới lạ đều khác nhau.

Những Công ty hay mỗi người đã quen với việc thông quan hàng hóa, một ngày làm có thể tới hơn chục bộ tờ khai, thì công việc này có lẽ cũng đơn giản, bình thường. Với những người chưa bao giờ hoặc mới làm chưa có kinh nghiệm những lô hàng đầu tiên, cảm giác lo lắng là không thể tránh khỏi; nào là: hồ sơ đúng không, lên tờ khai thế nào, làm việc với hải quan ra sao…

Trước đây khi mới tiếp xúc công việc làm thủ tục này, quả thực tôi cũng nếm mùi lo âu khi lô hàng bị vướng mắc, hồi hộp khi bị các bác hải quan chất vấn hồ sơ, và sướng âm ỉ khi giải quyết xong trục trặc và giải phóng lô hàng.

Vì thế tôi viết bài này để chia sẻ thông tin, có lẽ vẫn còn khá xa mới đến mức độ hướng dẫn, hay chỉ dạy. Chỉ hy vọng rằng những gì tôi đã trải qua và viết ra đây ít nhiều hữu ích cho bạn đọc.

Thủ Tục Hải Quan?

Đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

Mục đích

• Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.
• Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm. Bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch.

Các bược làm thủ tục hải quan

Bước1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa cần xuất nhập khẩu

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần phải in và điền đầy đủ thông tin vào các loại giấy tờ có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm:

Hóa đơn thương mại
Hợp đồng thương mại
Phiếu đóng gói hàng hóa
Vận đơn
Tờ khai hải quan
Lưu ý, trong quá trình điền thông tin, doanh nghiệp nên kiểm tra, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức trình bày, lỗi đánh máy, phông chữ,… để văn bản có hiệu lực thực thi và có giá trị với pháp luật.

Hiện nay, hình thức khai báo trực tuyến đã được đưa vào hoạt động, nhờ vậy doanh nghiệp không cần tốn chi phí để gửi và chuyển phát bộ chứng từ tới cơ quan hải quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đăng ký và mua chữ ký số để có thể gửi trực tiếp. Việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và mất thời gian. Do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ làm xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này sẽ giúp quá trình đăng ký của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và đơn giản.

Bước2: Làm chữ ký số, đăng ký với tổng cục hải quan

Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.

Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký.

Để thực hiện truyền tờ khai Hải quan Điện tử, yêu cầu Số serial Chứng thư số (CTS) trong USB Token Chữ ký số (CKS) BkavCA phải trùng với Số serial CTS đã được cập nhật trên Website của Tổng cục Hải quan và trên Hệ thống VNACCS.

Bước 3: Cài đặt phần mềm kê khai hải quan VNACCS
Doanh nghiệp có thể cài đặt phần mềm kê khai hải quan của các công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam hiện nay như FPT, Thái Sơn, TS24,…

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…

Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không phải là điều kiện bắt buộc trong thủ tục hải quan

Nếu hàng hóa nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành , doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Doanh nghiệp có thể tìm thấy quy định quan trọng liên quan đến danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y Tế,…

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Công ty phần mềm Thái Sơn, để biết cách thực hiện.

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Đây là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Loại chứng từ này giữ vai trò quan trọng trong thủ tục kiểm tra hàng hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành ở cảng.

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.
Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị cũng khác nhau, bao gồm:

Tờ khai luồng xanh: Hồ sơ đã thông quan, chỉ cần nộp thuế và đến hải quan giám sát để làm nốt thủ tục.
Tờ khai luồng vàng: Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu để hải quan kiểm tra. Nguyên tắc là chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì quá trình làm thủ tục diễn ra càng thuận lợi.
Tờ khai luồng đỏ: Hải quan kiểm tra giấy tờ (hồ sơ giống như tờ khai luồng vàng), sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, doanh nghiệp cũng theo chỉ dẫn của tờ khai luồng mà làm các công việc tương ứng. Dù là công đoạn cuối cùng nhưng bước này diễn ra khá phức tạp, gây tốn thời gian cho cả đơn vị xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như đơn vị hải quan. Để có thể tiết kiệm thời gian cũng như chi phí một cách tối ưu nhất, doanh nghiệp nên sử dụng các dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu HCM từ các đơn vị logistics.

>>>Xem thêm: Dịch vụ làm thủ tục hải quan

Trên đây là những bước làm thủ tục hải quan trong quá trình xuất nhập khẩu hy vọng bài viết này sẽ giúp ích nhiều cho các bạn. Nếu có nhưu cầu làm thủ tục hải quan có thể liên hệ qua số 0898409234 để dược hỗ trợ uy tín