1. Đại lý hải quan là gì?

Là công ty chuyên làm về các dịch vụ hải quan liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, được cơ quan hải quan cấp giấy phép đại lý, và chịu trách nhiệm về nội dung khai trên tờ khai hải quan.​ Ở một số quốc gia phát triển (Hàn quốc, Nhật, Mỹ…), các doanh nghiệp hay một cá nhân nào mở cửa hàng kinh doanh riêng muốn nhập khẩu thì không thể tự làm thủ tục xuất nhập khẩu mà bắt buộc phải nhờ một công ty đại lý hải quan để làm thủ tục xuất nhập khẩu.

2. Điểm khác nhau giữa đại lý hải quan và người khai thuê hải quan

Mặc dù đều là đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, nhưng giữa người khai thuê hải quan và đại lý hải quan có những khác nhau cơ bản:

Đại lý thủ tục hải quan phải đứng tên trên tờ khai, với vai trò đại lý. Họ dùng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để làm tờ khai với các Khách hàng yêu cầu họ đứng trên tờ khai. Hoặc không cần đứng trên tờ khai, họ chỉ dùng token đại lý của mình để truyền tờ khai mà khách hàng đứng tên, mà không cần dùng token của khách hàng. Vẫn sử dụng giấy tờ của Khách hàng ký đóng dấu.
Người khai thuê (Dịch vụ): Lên tờ khai bằng phần mềm của họ rồi dùng token của Khách hàng để ký tờ khai, dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất kỳ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai quan. Với cơ quan hải quan, họ chính là người của chủ hàng.

Chẳng hạn, bên tôi đang cung cấp dịch vụ thông quan thuê, tôi chỉ cử nhân viên đem giấy giới thiệu của khách hàng và bộ hồ sơ hải quan đi làm thủ tục. Hải quan không hề biết đến công ty tôi. Với Hải quan, nhân viên của chúng tôi là người đại lý phía bên Chủ hàng (người đứng tên trên tờ khai XNK).
Về tính trách nhiệm, đại lý ở mức độ cao hơn vì họ có dấu đứng trên tờ khai. Bản thân những doanh nghiệp này cũng sẽ được cơ quan hải quan đánh giá năng lực dựa trên những tờ khai mà họ đã hoàn thành.
Đại lý hải quan phải có nhân viên được đào tạo (gọi là đại lý viên) và được Tổng cục hải quan công nhận.
Trong khi đó người khai thuê thì có thể là bất cứ ai, chỉ cần biết chút nghiệp vụ và được chủ hàng thuê là có thể làm dịch vụ.

3. Tại sao cần đại lý hải quan

+ Đại lý hải quan sẽ thay mặt doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm các thủ tục để xuất nhập khẩu hàng hóa theo hợp đồng ký kết giữa 2 bên​

+ Đại lý hải quan dùng chữ ký số của mình để khai báo hải quan và chịu trách nhiệm về nội dung khai trên tờ khai hải quan cùng với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

+ Tên và mã số của đại lý hải quan sẽ thể hiện trên tờ khai và trên hệ thống hải quan

+ Phải có bằng cấp nghiệp vụ hải quan của tổng cục hải quan mới được cấp phép làm đại lý hải quan