Bạn đang trong quá trình xuất khẩu đường hàng không cho lô hàng của Công Ty sang thị trương nước ngoài?

Nắm rõ được những quy trình xuất khẩu này sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc giảm thời gian chuẩn bị các thủ tục cần thiết để hàng hóa của bạn

Dưới đây là chi tiết các bước xuất khẩu đường hàng không theo một số tiêu chí như sau. Bao gồm 6 bước mà công ty xuất khẩu cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu đường hàng không cho công ty nhập khẩu.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa

1. Làm ký kết hợp đồng ngoại thương – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên như:

• Thông tin hàng hóa
• Giá cả, thanh toán
• Giao hàng
• Đóng gói
• Bảo hành
• Khiếu nại…vv.

Thông tin chi tiết nên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

2. Làm ký hợp đồng dịch vụ cho với người chuyên chở – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Khi xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài bằng đường hàng không theo điều kiện D thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Bạn sẽ cần thuê một công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door. Công ty Logistics (carrier) thông thường là một công ty (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng.

Việc bạn nên làm là ký kết thỏa thuận với người vận chuyển. Ở đây tôi viết theo 2 trường hợp Booking với forwarder để có thể hình dung dễ hơn.

Yêu cầu thông tin chi tiết và người giao nhận sẽ cung cấp thỏa thuận lưu cước (Booking Note), theo mẫu đã định sẵn của họ với một số nội dung cơ bản như sau:

• Tên của người gửi hàng hóa, Tên người nhận hang hóa và bên thông báo;
• Phải mô tả được hàng hoá đó: loại hang gì, trọng lượng bao nhiêu, số lượng hàng, thể tích;
• Chỉ ra tên sân bay đi và tên sân bay đến;
• cước phí bao nhiêu và tiến hành thanh toán…V.V

3. Tiến hành giao hàng xuất khẩu cho người chuyên chở – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Như lịch trình đã được thỏa thuận, bạn giao hàng cho người chuyên chở đó, kèm theo một số chỉ dẫn cần thiết để người họ giao cho hãng hàng không.

Công ty Forwarder sẽ cấp cho bạn giấy chứng nhận đã nhận hàng (forwarder’s Certificate of Receipt), nó xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

Có một vài trường hợp cần lưu ý:

Trường hợp hàng đó được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (forwarder’s warehouse receipt).

Trường hợp người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến kho người nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận sẽ cấp thêm Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (forwarder’s certifficate of transport)

4. Sau đó Forwarder chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ thường gồm:

• Giấy phép xuất khẩu hàng hóa (nếu hàng thuộc diện phải xin phép)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói – Packing List
• Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) – có thể gửi sau khi hàng đã được xuất đi.
• Giấy giới thiệu.

  Cùng với bộ chứng từ này, bạn cần tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu.

  Sau khi thông quan xong, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng bay để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

  Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng giao cho hãng bay thì người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn đang xuất khẩu hàng hóa đường hàng không sang nước ngoài theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng bay hoặc bên freight forwarder, xác nhận nội dung Airway Bill, nhận Bill gốc (nếu có)

   Sau khi hàng đã giao cho hãng bay và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng bay or freight forwarder trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

   Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Airway Bill). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL

5. Hãng hàng không chuyển hàng – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Đây là khâu dịch vụ của bên hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ Việt Nam đến sân bay đích,

Có thể hàng sẽ được vận chuyển bằng máy bay chuyên chở hàng hóa, hoặc chở trong khoang hàng (nằm ở phần bụng) của máy bay chở khách.

Khi nhận hàng lên máy bay, bên hãng hàng không sẽ báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và thông báo đến cho người nhận hàng để chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.

6. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu – Quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.S

Sau khi xong thủ tục, Forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người mua hàng tại kho của họ.

Trên đây là toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa đường hàng không dành cho những ai đang làm việc ở công ty xuất nhập khẩu. Có rất nhiều nghiệp vụ khác nhau đòi hỏi bạn phải nắm vững để xử lí tốt nghiệp vụ khá phức tạp này.

Mong rằng những kiến thức thực tế ở trên được chia sẻ bởi những người có chuyên môn đã giúp ích cho bạn.

Chúc bạn thành công!