Cùng với sự phát triển của kinh tế, xuất nhập khẩu vẫn còn là một lĩnh vực khá mới mẻ tại Việt Nam. Hiện nay người dùng sử dụng các thiết bị công nghệ và một số đồ tiêu dùng khác ngày càng tăng ra cơ hội và thách thức vô cùng lớn cho ngành xuất nhập khẩu. Hiểu biết kiến thức ngành xuất nhập khẩu là vô cùng quan trọng. Rõ ràng ngành nào cũng cần có kiến thức và kinh nghiệm thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên ngành nghề Xuất nhập khẩu và Logistics lại có chút đặc thù riêng, dưới đây là một vài tư vấn cho những ai muốn tìm hiều và làm việc trong ngành này.
I. Kiến thức về các lĩnh vực liên quan
1. Kiến thức kinh tế xã hội
Hoạt động kinh doanh logistics ngoài xã hội nhằm cung cấp nguyên liệu, vật tư, thành phẩm đến các doanh nghiệp khác hoặc đến người tiêu dùng để đáp ứng nhu cầu của mọi người. Kinh doanh logistics có sự tham gia của rất nhiều doanh nghiệp dựa trên quan hệ quốc tế để thuận mua vừa bán, chủng loại hàng hóa rất phong phú với số lượng từ rất nhỏ đến rất lớn, kết quả của những hoạt động đó là nhằm đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia.
2. Ngoại ngữ – Thuận lợi cho công việc
Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa và hội nhập như hiện nay, ngày càng nhiều các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư sang thị trường Việt Nam bằng đường xuất nhập khẩu và mang theo rất nhiều cơ hội việc làm cho các lao động trẻ. Ngoài việc trang bị kiến thức xuất nhập khẩu quốc tế, ngoại ngữ còn được ví như cầu nối về ngôn ngữ giữa các quốc gia trên thế giới, có tác dụng tích cực trong việc giao lưu hợp tác với con người giữa các nước với nhau.
3. Thành thạo Word, Excel, Outlook, Máy in/ máy fax, máy scan
Thật ra Word rất ít khi dùng mà chủ yếu sử dụng Excel trong công việc lập danh sách các đối tác và hàng hóa, theo dõi giá trị xuất nhập khẩu từng thị trường, báo cáo tiến độ công việc… Đặc biệt Excel rất thuận tiện trong việc soạn thảo bộ chứng từ (Invoice, Packing List..) vì nó có khả năng link các ô thông tin giữa nhiều sheet với nhau giúp cho việc in ấn vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
Bạn có thể mất đến 1 ngày để chuẩn bị xong 1 bộ chứng từ với các thông tin chi tiết, tuy nhiên tiến độ công việc chỉ cho bạn 30 phút để hoàn thành. Nếu trong ngày đầu đi làm bạn còn lúng túng trong việc fomat chứng từ thì khả năng cao là rủi ro đem lại cho công ty cũng kha khá đấy.
4. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một hoạt động và nhu cầu không thể thiếu được ở con người. Để thành công trong cuộc sống nói chung và kinh doanh nói riêng, mọi người điều cần kỹ năng giao tiếp tốt. Đặc biệt đối với các tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, hoạt động giao tiếp càng cần thiết hơn bao giờ hết nhằm thu hút và duy trì được khách hang ngay càng có vai trò quan trọng đối với sự thành công trong việc tổ chức tổng hợp kiến thức xuất nhập khẩu trong kinh doanh giới quốc tế hiện nay. Trong thực tế., kỹ năng giao tiếp sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập, duy trì mối quna hệ hợp tác lâu dài và đem lại sự hài long cho khách hang của các tổ chức.
5. Phân tích và tư duy logic:
Rất rất nhiều bạn trẻ có nền tảng kiến thức về nghề xuất nhập khẩu và Logistics tốt nhưng lại không có khả năng phân tích và kết nối. Khi gặp một lô hàng cụ thể thường không biết nên bắt đầu từ đâu và làm cách nào để tốt nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Một điểm yếu cố hữu của rất nhiều người là thường không chịu tự phân tích và đánh giá rồi đưa ra giải pháp tối ưu. Đương nhiên đó chính là sự phân hóa giữa năng lực quản lý và khả năng làm việc. Đôi khi nhiều bạn thắc mắc là tại sao mình không được bằng ai đó trong công ty dù mình luôn làm tốt công việc được giao, và đây chính là câu trả lời.
6. Khả năng làm việc độc lập và áp lực cao:
Ngành nào cũng cần yếu tố này nhưng Xuất nhập khẩu và Logistics cụ thể hơn, đặc biệt là vị trí nhân viên hiện trường. Khi mà phần lớn thời gian là làm việc với các cơ quan nhà nước, sự nhũng nhiễu hay do thể chế là không thể tránh khỏi. Bạn sẽ thường xuyên phải trả lời các thắc mắc hay nhận các yêu cầu khó khăn từ khách hàng, rồi tiến độ về thời gian, chi phí…. Trong khoảng thời gian ngắn cần đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề ngay cho khách hàng. Nên áp lực là không hề nhẹ nhàng cho những ai muốn làm nghề.
>>>Xem Thêm: khi làm cần nên trang bị những kiến thức xuất nhập khẩu gì
II. Kiến thức cần có trong công ty Logistics
1.Incoterms
các điều kiện thương mại quốc tế. Việc hiểu rõ từng điều kiện Incoterms sẽ giúp bạn hình dung công việc của người xuất khẩu và nhập khẩu. Incoterms 2020 mới đây đã được ICC (International Chamber of Commerce) công bố. Incoterms có rất nhiều phiên bản khác nhau, mỗi phiên bản ứng với một thời điểm nhất định của sự phát triển của nền kinh tế thế giới và có tính kế thừa của các phiên bản trước. Incoterms không mang tính bắt buộc phải sử dụng, nhưng khi đã sử dụng thì các bên phải tuân thủ và chịu mọi rủi ro, chi phí và trách nhiệm theo điều kiện đã được thống nhất.
2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau.
3. Bảo hiểm hàng hóa.
Sản phẩm bị hư hỏng gây thiệt hại khá lớn vì thế logistics cũng có liên quan đến việc mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng. Thậm chí nhiều công ty logistics cũng có thêm dịch vụ cung ứng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
4. Khai báo Hải quan Vnaccs.
Đây là kĩ năng cơ bản của một nhân viên logistics, tất cả các doanh nghiệp logistics hiện nay đều làm nghiệp vụ này.
5. Thủ tục giao nhận hàng hóa.
Quy trình giao hàng, nhận hàng như thế nào, tất cả các forwarder đều phải biết và chắc chắn bạn phải nắm bắt được.
6. HS code, tính thuế, làm kiểm tra chuyên ngành.
Đây cũng là dịch vụ mà các công ty logistics cung cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Họ sẽ tính thuế, tra mã HS code và làm các kiểm tra chuyên ngành cho công ty XNK. Nói chung, ngành logistics cung cấp rất đa dạng các dịch vụ khác nhau theo nhu cầu ngày càng phong phú của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay.
>>>Xem thêm: quản trị rủi ro bằng kiến thức xuất nhập khẩu