Chuỗi cung ứng, cái tên mang vẻ mỹ miều của hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa mà được con người trên cả trái đất này vẫn làm bao đời nay. Ai cũng có thể hiểu, có thể biết được hoạt động này thế nhưng lại có mấy ai hiểu được chính xác cái bản chất, cái định nghĩa thực sự của chuỗi cung ứng, liệu nó có đơn giản như những gì chúng ta đã và đang nghĩ tới hay không. Thực tế, ngay cả mình cũng không dám khẳng định 100% những gì mình nói tiếp theo là hoàn toàn chính xác cho cái định nghĩa ấy, nhưng khi đã trải qua một quá trình học hỏi cũng như đúc kết kinh nghiệm, có thể nói, đây là một định nghĩa về chuỗi cung ứng mà mình cho là chính xác nhất.
1.Vai trò và khái niệm mua hàng trong chuỗi cung ứng
Nắm bắt được các hoạt động cần thiết để điều phối lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm phục vụ khách hàng với điều kiện tốt nhất
“Mua hàng” Đó là một hoạt động không thể thiếu và thậm chí quyết định năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp với các đối thủ trong lĩnh vực của mình.
Nói một cách đơn giản hơn, doanh nghiệp không mua hàng thì sẽ không có nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của mình. Hoặc nếu có mua hàng trong chuỗi cung ứng mà việc quản trị không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Nó gây ảnh hưởng tới toàn bộ dây chuyền và hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ trong bản thân doanh nghiệp mà còn tác động gián tiếp tới doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng mà nó tham gia.
2.Những lưu ý cần tìm hiểu khi mua hàng
Khi bạn mua hàng, tất nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến, khả năng cung cấp của nhà cung cấp và khả năng tài chính của mình. Chúng ta sẽ cùng điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Trong thời điểm có hàng
Việc tối đa hóa lợi nhuận của ta, ngoài việc tăng doanh số bán hàng, bạn cần tối thiểu vấn đề chi phí trong vận hành sản xuất của mình. Chính vì thế có hàng là vô cùng quan trọng.
Trong Quản trị Logistics, thuật ngữ JIT là 1 phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy NVL. Trong đó, NVL sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó để có mặt tại xưởng sản xuất vào đúng thời điểm cần thiết với đúng chất lượng được cam kết.
Những điều đó bạn bạn sẽ giảm thiểu được một số chi phí ngân sách của quý công ty bạn, giúp ích cho bạn rất nhiều đấy !
Vấn đề kế hoạch sản xuất, hàng tồn kho
Lưu ý khi bạn nắm rõ quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng nhân viên mua hàng sẽ phải dựa vào kế hoạch sản xuất để biết được những vấn đề nào cần phải mua và phải mua với số lượng là bao nhiêu.
lượng hàng hóa này có xuất phát điểm từ số hàng hóa, các thành phẩm cần được hoàn thành theo đúng tiến dộ. Rồi quy đổi với hệ số định mức NVL để sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm.
Ngoài ra, số lượng cần để sản xuất chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Nó cần phải so sánh với số lượng hàng tồn trong kho và mức tồn kho an toàn (Safety Stock). Khối lượng đặt hàng bắt buộc phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện:
Phải đáp ứng đủ cho sản xuất và cả thời gian chờ giao hàng. Tổng lượng hàng tồn trong kho không được dưới mức tồn tối thiểu và vượt quá mức tồn tối đa cho phép
3.Quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng
Chọn xem nhà cung cấp
Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.
Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất.
Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.
Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể trải qua các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp
+ Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)
+ Các thông tin trên mạng intrenet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.
+ Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.
+ Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…
+ Xin ý kiến các chuyên gia
Giai đoạn 2: Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành
+ Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
+ So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
+ Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
+ Chọn nhà cung cấp chính thức
Giai đoạn 3: Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng:
Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:
+ Giai đoạn chuẩn bị
+ Giai đoạn tiếp xúc
+ Giai đoạn đàm phán
+ Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng
+ Giai đoạn rút kinh nghiệm
Giai đoạn 4: Giai đoạn thử nghiệm:
Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
+ Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
+ Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác
Lập đơn hàng, đăng ký hợp đồng
Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.
+ Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng
Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
Thời gian lập Đơn đặt hàng
Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
Số lượng hàng hóa cần mua
Giá cả
Thời gian, địa điểm giao hàng
Thanh toán
Ký tên
Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký kết hợp đồng cung ứng.
Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:
– Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ.
– Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm:
Giá cả.
Bảo hành.
Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.
Phương thức thanh toán.
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng.
Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng
Các thỏa thuận khác
Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.
Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu
Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/bộ phận kho – quản lý vật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.
Tìm hiểu thêm:<<https://dntlogistics.vn/>>