Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khá đa dạng, và cũng có sự khác nhau theo từng trường hợp cụ thể. Trong xuất nhập khẩu có nhiều loại chứng từ khác nhau, thật khó nhớ từng loại này như thế nào, thừa thiếu ra sao. Lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng, invoice, Packing List, C/O…

Trong bài viết này, tôi đã tóm tắt nội dung của những chứng từ phổ biến thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu để bạn đọc tham khảo.

Chứng Từ Bắt Buộc – Xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế

Những giấy tờ phải có ở trong quá trình vận chuyển ở các lô hàng

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (Bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (Bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người mua cho việc sản xuất hàng hóa hay không. Nếu có thì phải ghi rõ giá trị (nếu biết) và tên nhà cung cấp. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng? Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như khuôn đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Phiếu đóng gói hàng hóa còn có tên tiếng Anh là Packing List với những tên gọi khác nhau như phiếu chi tiết hàng hóa, bảng kê hàng hóa sản phẩm. Đây là giấy tờ quan trọng buộc phải có trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan.Thông thường nội dung một phiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện cho ta biết được về số lượng hàng, phương thức đóng hàng nhưng nếu dùng chung mẫu của Packing List và invoice thì sẽ thể hiện cả giá trị thực tế lô hàng

• Vận đơn (Bill of Lading): Vận tải đơn (thường hay gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,…) là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai hải quan ( Customs Declaration) được xem là một văn bản mà theo đó người chủ của hàng hóa phải kê khai chi tiết số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát khi xuất nhập khẩu hàng hóa vào nước ta (hay còn gọi là xuất cảnh). Hay cũng có thể hiểu, khi bạn có một lô hàng nào đó cần phải xuất đi hoặc nhập về thì bạn phải làm thủ tục hải quan, trong đó việc tờ khai hải quan là không thể thiếu, bắt buộc phải có, nếu không có mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

Chứng từ thường có – Xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ đòi tiền.Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn, và do đó không dùng để đòi tiền. Mặc dù vậy, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống hóa đơn thương mại.
• Tín dụng thư (L/C): là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hợp lệ, đúng theo quy định trong LC.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu khác – Xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
• Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

>>Tham khảo thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn!