Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là một trong những giấy tờ quan trọng mà tất cả mọi người, doanh nghiệp,.. cần chuẩn bị kỹ để hỗ trợ quá trình lưu thông hàng hóa. Ngày nay chứng từ cũng khá đa dạng và cũng có sự khác nhau theo từng trường hợp cụ thể. Vậy bộ chứng từ đầy đủ bao gồm những gì? Những lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào? Trong bài viết này, tôi đã tóm tắt nội dung của những chứng từ phổ biến thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu để bạn đọc tham khảo.
1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Chứng từ xuất nhập khẩu là bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)…Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Cũng cần lưu ý, các chứng từ không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Hiện nay theo thông tư 38 thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ như: invoice, Bill…
Hiện nay, có nhiều những mẫu chứng từ xuất nhập khẩu xuất hiện do cơ quan xuất nhập khẩu làm. Hoặc cũng có những chứng từ do người nhập làm. Nhiều trường hợp cả hai bên cùng làm. Theo đó, chúng ta cần xem xét cụ thể từng vai trò người làm hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị các chứng từ có sự khác nhau, mỗi vị trí sẽ được quy định cụ thể và rõ ràng thành văn bản.
2. Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ ?
Bộ chứng từ đầy đủ bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu cho một lô hàng. Có một số loại như:
+ Hợp đồng thương mại: Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của 2 bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán liên quan tới hàng hóa thanh toán.
+ Hóa đơn thương mại: Chứng từ cần có hóa đơn thương mại do người xuất khẩu phát hành để tiến hành thực hiện đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa người bán (Seller) và người mua (Buyer), trong đó quy định: thông tin các bên liên quan, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…
+ Phiếu đóng gói hàng hóa: Đây là một trong những loại chứng từ quan trọng và thể hiện rõ được cách thức đóng gói của lô hàng như thế nào, tạo sự nhận diện tốt và đảm bảo tính an toàn cho những hàng hóa sau khi nhận. Qua phiếu này, người đọc có thể nắm rõ và biết được lô hàng này có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích mỗi kiện như thế nào, hình thức sắp xếp ra sao cho cân đối và hợp lý nhất.
+ Vận đơn: Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển. máy bay.. do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ ( MBL / MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa ( HBL/ HAWB).
+ Tờ khai hải quan: Đây chính là một chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan, điều kiện quan trọng để hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia nào đó nhanh chóng, thuận lợi và không gặp các rắc rối không đáng có.
Trên đây là những chứng từ bắt buộc phải có trong xuất nhập khẩu. Theo đó, khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, một số trường hợp sẽ có những chứng từ phát sinh và có thể có hoặc không tùy theo hoàn cảnh.
+ Hóa đơn chiếu lệ: đây là chứng từ xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần thanh toán.
+ Tín dụng thư: Là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế.
+ Chứng từ bảo hiểm: bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Đây là một trong những chứng từ bắt buộc mỗi khi thực hiện việc lưu thông hàng hóa. Chứng từ này có tác dụng cho biết được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa vận chuyển ở vùng lãnh thổ nào, quốc gia nào. Đây là điều cực kỳ quan trọng với chủ hàng, khi tiến hành C/O giúp cho họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
+ Chứng thư kiểm dịch: Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây được xem là loại chứng nhân do cơ quan kiểm dịch ( động vật hay thực vật) cung cấp. Loại chứng từ này có tác dụng cấp xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích chính của việc này là để đảm bảo hàng chất lượng, ngăn chặn sự lây lan của những vùng nhiễm dịch, giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ với nhau.
>>>Xem Thêm: Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu